Управлението на събития е много голяма тема, просто защото те идват във всякакви мащаби, за всякакви аудитории. Има нишови събития, на които са поканени 15 души, и масови, на които идват хиляди. Всяко професионално организирано събитие има няколко основни етапа: проучване, концепция, планиране, координация и реализация, оценяване. Всеки един от тези етапи съдържа много елементи. Неслучайно събитията трябва да се планират много преди момента на провеждането им. Няма кратко упътване за организиране на мероприятия. Всяко събитие се случва на живо и няма как да е еднакво с каквото и да е преди. Въпреки това ще се опитам да препоръчам поне няколко основни неща, които могат да помогнат за намаляване на риска от грешки в организацията. Това в никакъв случай не е изчерпателен списък, но е основа, която можете да използвате.
1. Не подценявайте нито едно събитие. Препоръчвам ви да не пропускате нито един от изброените по-горе етапи в организацията, ако искате да увеличите шансовете си то да стане добре.
2. Опитайте да си представите събитието момент по момент – как ще се движат хората, кое след кое следва и т.н. Като на филм.
3. Всичко може да се обърка. Но едно е да се счупи поднос чаши, друго е да пропуснете прогнозата за времето и очакваната буря, която би застрашила хората. Стремете се да ограничите потенциалните рискове до такива, които никой няма да зебележи.
4. Ако нещо се обърка, най-важното е да запазите самообладание. Ваша отговорност и задължение е да решите проблема. Най[1]големият ресурс е екипът ви. Затова работете с професионалисти. С фирмата с най-добра репутация, а не най-евтина или скъпа оферта. Репутацията не се купува, тя трябва да се заслужи.
5. Имайте план Б поне за главните компоненти на събитието: резервен автомобил, заместващ сервитьор, повече чаши, допълнително вино, резервна техника. Това са предвидими неща, които могат да спестят нерви и да направят разликата между успеха или неуспеха на едно събитие.
6. Разбира се, има неща които не можете да контролирате, така че не се опитвайте да контролирате всичко. Това само ще ви стресира и ще отнеме цялото удоволствие от добре свършената работа. Не бъркайте добрата подготовка с тоталния контрол.
7. Не се страхувайте да опитвате нови неща. Да си оригинален винаги се цени, стига да не е самоцел. Затова съобразявайте формата, концепцията и всички елементи с целите и аудиторията.
8. Сред недопустимите действия е липсата на предварително планиране и подготовка; очакването, че всички ще дойдат; превръщането на храната и напитките в основна атракция; натрапването на продукт/марка и др.
9. Едно събитие не приключва с напускането на последния гост. То трябва да бъде оценено – с вътрешен анализ и с различни форми на събиране на мнения от гостите. При изготвянето на оценка, ви съветвам да бъдете много честни. Много “дефекти” могат да останат скрити за гостите, но вие трябва да сте наясно с тях. Анализирайте ги и ги сложете в графа “опит” и следващия път ще се справите по-добре.
10. Винаги може още по-добре. Стремете се да го доказвате всеки път. И успех!
